Poslechněte si článek v audioverzi:

Věřím, že poslední dobou může být docela zábavné povídat si s umělou inteligencí (AI). Kde by nám ale mohla pomoci (a věřím, že ta doba brzo přijde) je v období dovolených, kdy zatím vládu nad e-mailovými schránkami přebírá poměrně triviální automat, který odpovídá na všechny došlé zprávy jednotnou hláškou známou jako „Out of Office" (Odpověď v nepřítomnosti). Nejčastěji obsahuje něco jako:

Dobrý den,
díky za váš e-mail. Jsem na dovolené do 15. 8. Váš e-mail si přečtu po svém příjezdu. V urgentních případech mě můžete kontaktovat na mém mobilním telefonu.
S pozdravem,
Radovan Sluníčko

Před samotnou aktivací automatické odpovědi svedeme ale ještě vyčerpávající boj se všemi nevyřízenými e-maily. Jako bychom se snažili před odjezdem na dovolenou dohnat všechny staré resty a ještě trochu předběhnout čas. Není divu, že po takovémto vyčerpávajícím boji je zapnutí „Out of Office" odpovědi tak vysvobozující.

Pokud se ale podíváme na obsah většiny automatických odpovědí, je zřejmé, že jejich autoři si získané nadvlády a čistého Inboxu vůbec neváží. Slibují odesilatelům: „Pište mi, pište mi, až se vrátím z dovolené, rád se budu z přeplněného Inboxu hroutit několik dní, abych vám všem na všechno odpověděl." A když se zasloužená dovolená přehoupne do její druhé poloviny, začnou se projevovat první obavy z toho, co nás bude v Inboxu čekat. Chytrá zařízení a zrušení evropského roamingu dožene některé slabší jedince k tomu, že začnou kontrolovat e-maily již během dovolené, aby toho neměli po návratu tolik. Dovolená tak dostává rysy spíše nutného zla, než zaslouženého odpočinku, relaxu bez e-mailů, telefonátů a hlavně bez práce.

Pojďme na to jinak: Využijte dovolené k restartu svého e-mailu

Chci vám ukázat jiný způsob, jak naložit s e-maily před a po dovolené a díky tomu opět získat kontrolu nad došlou poštou. Není to nic složitého, pojďme na to.

1. Před odjezdem na dovolenou

  1. Seřaďte si e-maily podle odesílatele a projděte 2 poslední e-maily od těch opravdu nejdůležitějších osob (šéf, významný zákazník, společníci, apod.). Vyřiďte je co nejrychleji. Vezměte maximálně 2 poslední zprávy od každého a věnujte tomuto kroku maximálně půl hodiny.
  2. Vyberte všechny e-maily v Inboxu (Ctrl+A nebo Cmd+A) a označte je jako přečtené. Ano, udělejte se všemi to, co jste se celý rok báli udělat. E-maily, které jsou dnes neaktuální, budou po dovolené už prehistorické. Nastává první osvobozující okamžik. Máte 0 nepřečtených zpráv.
  3. Přesuňte všechny e-maily z Inboxu do složky „Zpracovaná", „Archiv", „Dovolená", nebo třeba „E-mailový restart". Druhý osvobozující okamžik. Doručená pošta: 0 zpráv. Dosáhli jste tzv. Zero Inbox

2. Nastavte si správně „Out of Office"

Proč byste měli po dovolené přijít o všechnu získanou energii, entusiasmus a nové nápady jen kvůli tomu, že se budete probírat hromadou starých a neaktuálních e-mailů? Je to podobné jako pročítat staré noviny. Proč někomu slibovat, že si přečtete jeho staré zprávy? Pokud vám někdo napíše a dostane obratem odpověď, že jste na dovolené, tak pokud danou záležitost bude potřebovat opravdu vyřídit, tak si najde nějakou jinou cestu. Neslibujte něco, co stejně nikdo neočekává a nepotřebuje. Zkuste váš „Out of Office" formulovat třeba takto:

Dobrý den,
až do 15. 8. nabírám nové síly a inspiraci na letní dovolené a proto na váš e-mail nemohu odpovědět. Zkuste, prosím, kontaktovat kolegu Přemysla Pracného <premysl.pracny@smysluplne.cz>, určitě vám pomůže stejně dobře jako já. E-maily došlé během mé dovolené si určitě uložím do archívu, ale nebudu se jimi aktivně zabývat. Pokud tedy bude vaše záležitost aktuální i po mém návratu, prosím, napište mi znovu.
Děkuji za pochopení a přeji pěkný den,
Radovan Sluníčko

3. Po návratu z dovolené

  1. Vypněte automatickou odpověď „Out of Office".

    a dále postupujte stejně jako před odjezdem na dovolenou:

  2. Vyberte všechny e-maily v Inboxu (Ctrl+A nebo Cmd+A) a označte je jako přečtené.
  3. Přesuňte (bez čtení) všechny e-maily do složky „Zpracovaná", „Archiv", „Dovolená", nebo třeba „E-mailový restart".

Ale co když mi e-mailem přišlo něco důležitého?

Pokud se jednalo o něco opravdu důležitého, tak se vám odesílatel zcela určitě ozve znovu. Ostatně větou "Pokud tedy bude vaše záležitost aktuální i po mém návratu, prosím, napište mi znovu." jste zodpovědnost přesunuli na odesilatele. A buď na základě toho starý e-mail najdete v archivu, nebo můžete jednoduše říci: „Omlouvám se, byl jsem teď na dovolené a tenhle e-mail mi asi někde zapadl. Nevadilo by vám poslat mi ho znovu?".

Využijte dovolené k tomu, že uděláte jednoduše tlustou čáru za svým starým, nepřehledným a přeplněným Inboxem. Zkuste této příležitosti využít k tomu, že budete čistit svůj Inbox průběžně. Vzpomeňte si, jaké osvobozující to je, když nemáte v Inboxu žádnou nepřečtenou zprávu. Přeji vám pěknou dovolenou!

Pokud si chcete dovolenou užít naplno, podívejte se ještě na rozšířenou verzi: 4 tipy pro bezva dovolenou.

Jako zdroj inspirace kreativně napsaných odpovědí v nepřítomnosti od osobností české literatury můžete využít web projektu Automatická odpověď (byť obsahově bych k nim měl výhrady, ale tady jde primárně o tu kreativitu).

Další tipy najdete také v mém e-booku zdarma 12 tipů, jak dělat běžné věci trochu jinak a ušetřit tím až 1 den týdně.