Zkoušeli jste si někdy povídat s robotem? Je to docela zábava, pokud je to robot s jistou dávkou umělé inteligence. To ale (zatím) není případ robotů, kteří v období dovolených přebírají vládu nad e-mailovými schránkami a automaticky odpovídají na všechny došlé zprávy jednotnou hláškou známou jako „Out of Office“. Nejčastěji obsahuje něco jako:

Dobrý den,
díky za váš e-mail. Jsem na dovolené do 15. 8. 2017. Váš e-mail si přečtu po svém příjezdu. V urgentních případech mě můžete kontaktovat na mém mobilním telefonu, nebo se obraťte na kolegu Přemysla Pracného.
S pozdravem,
Radovan Sluníčko

Aktivaci automatické odpovědi ale předchází vyčerpávající boj se všemi nevyřízenými e-maily. Jako bychom se snažili před odjezdem na dovolenou dohnat všechny staré resty a ještě trochu předběhnout čas. Není divu, že po takovémto vyčerpávajícím boji je zapnutí „Out of Office“ odpovědi tak vysvobozující.

Pokud se ale podíváme na obsah většiny automatických odpovědí, je zřejmé, že jejich autoři si získané nadvlády a čistého Inboxu vůbec neváží. Slibují odesilatelům: „Pište mi, pište mi, až se vrátím z dovolené, budu se z přeplněného Inboxu hroutit několik dní, abych vám všem na všechno odpověděl.“ A když se zasloužená dovolená přehoupne do své druhé poloviny, začnou se projevovat první obavy z toho, co nás bude v Inboxu čekat. Chytrá zařízení a zrušení evropského roamingu dožene některé slabší jedince k tomu, že začnou kontrolovat e-maily již během dovolené, aby toho neměli po návratu tolik. Dovolená tak dostává rysy spíše nutného zla, než zaslouženého odpočinku, relaxu bez e-mailů, telefonátů a hlavně bez práce.

Využijte dovolené k restartu svého e-mailu

Chci vám ukázat jiný způsob, jak naložit s e-maily před a po dovolené a díky tomu opět získat kontrolu nad došlou poštou. Není to nic složitého, pojďme na to.

Před odjezdem na dovolenou

  1. Seřaďte si e-maily podle odesílatele a projděte 2 poslední e-maily od těch opravdu nejdůležitějších osob (šéf, významný zákazník, společníci, apod.). Vyřiďte je co nejrychleji. Vezměte maximálně 2 poslední zprávy od každého a věnujte tomuto kroku maximálně půl hodiny.
  2. Vyberte všechny e-maily v Inboxu (Ctrl+A nebo Cmd+A) a označte je jako přečtené. Ano, udělejte se všemi to, co jste se celý rok báli udělat. E-maily, které jsou dnes neaktuální, budou po dovolené už prehistorické. Nastává první osvobozující okamžik. Máte 0 nepřečtených zpráv.
  3. Přesuňte všechny e-maily z Inboxu do složky „Zpracovaná“, „Archiv“, „Dovolená“, nebo třeba „E-mailový restart“. Druhý osvobozující okamžik. Doručená pošta: 0 zpráv. Dosáhli jste tzv. Zero Inbox

Nastavte si správně „Out of Office“

Proč byste měli po dovolené přijít o všechnu získanou energii, entusiasmus a nové nápady jen kvůli tomu, že se budete probírat hromadou starých a neaktuálních e-mailů? Je to podobné jako pročítat staré noviny. Proč někomu slibovat, že si přečtete jeho staré zprávy? Pokud vám někdo napíše a dostane obratem odpověď, že jste na dovolené, tak pokud danou záležitost bude potřebovat opravdu vyřídit, tak si najde nějakou jinou cestu. Neslibujte něco, co stejně nikdo neočekává a nepotřebuje. Zkuste váš „Out of Office“ formulovat třeba takto:

Dobrý den,
až do 15. 8. 2017 nabírám nové síly a inspiraci na letní dovolené a proto na váš e-mail nemohu odpovědět. Zkuste, prosím, kontaktovat kolegu Přemysla Pracného <premysl.pracny@smysluplne.cz>, určitě vám pomůže stejně dobře jako já. E-maily došlé během mé dovolené si určitě uložím do archívu, ale nebudu se jimi aktivně zabývat. Pokud tedy bude vaše záležitost aktuální i po mém návratu, prosím, napište mi znovu.
Děkuji za pochopení a přeji pěkný den,
Radovan Sluníčko

Po návratu z dovolené

  1. Vypněte automatickou odpověď „Out of Office“.

    a dále postupujte stejně jako před odjezdem na dovolenou:

  2. Vyberte všechny e-maily v Inboxu (Ctrl+A nebo Cmd+A) a označte je jako přečtené.
  3. Přesuňte všechny e-maily do složky „Zpracovaná“, „Archiv“, „Dovolená“, nebo třeba „E-mailový restart“.

Ale co když mi e-mailem přišlo něco důležitého?

Pokud se jednalo o něco opravdu důležitého, tak se vám odesílatel zcela určitě ozve znovu. A buď na základě toho starý e-mail najdete v archivu, nebo můžete jednoduše říci: „Omlouvám se, byl jsem teď na dovolené a tenhle e-mail mi asi někde zapadl. Nevadilo by vám poslat mi ho znovu?“.

Využijte dovolené k tomu, že uděláte jednoduše tlustou čáru za svým starým, nepřehledným a přeplněným Inboxem. Zkuste této příležitosti využít k tomu, že budete čistit svůj Inbox průběžně. Vzpomeňte si, jaké osvobozující to je, když nemáte v Inboxu žádnou nepřečtenou zprávu. Přeji vám pěknou dovolenou!

Další tipy najdete také v mém e-booku zdarma 12 tipů, jak dělat běžné věci trochu jinak a ušetřit tím až 1 den týdně.