Proč není evidence úkolů klíčem ke spokojenosti

Minulý týden jsem se po dlouhém plánování setkal s jedním kamarádem. Měli jsme sraz v kavárně vzdálené jen asi 10 minut od jeho kanceláře. Měl téměř čtvrt hodiny zpoždění. Vyprávěl mi o své nové pozici, která je pro něho skutečnou výzvou a protože toho má teď opravdu hodně, musí pracovat 10 až 12 hodin denně. Během kávy stihl vyřídit 2 urgentní telefonáty a odeslat asi 5 SMSek. Protože měl kalendář plný od rána do večera, musel nakonec odejít o 10 minut dříve. Během těch pár okamžiků jsem se dozvěděl, že na kole už nejezdí, protože je buď hrozně unavený z práce, nebo na to nemá čas. Jeho vysněný víkend se omezil na alespoň jeden den bez práce, kdy sedí na zahradě, popíjí kávu a kouká se do zeleně, aby se jeho mozek alespoň trochu zotavil. Rodina, děti, zájmy, koníčky, i kdysi odvážné cíle odsunul do servisního módu – to znamená, že se jim věnuje, až když vznikne nějaká urgentní potřeba.

Na druhou stranu se objektivním pohledem na jeho pracovní úkoly zdálo, že svoji novou pozici zvládá. Všechny úkoly dokončuje; plní, co se od něj očekává; dodává, co je potřeba. Všechny úkoly má evidovány, valnou většinu také dokončuje. Čas je tak využit do poslední vteřiny. V dnešním světě si ale mnoho lidí myslí, že zaměstnanost a vytíženost je synonymem produktivity. Není výjimkou, že jsou ve společnostech dáváni podobní jedinci za vzor ostatním.

Obsáhlé seznamy úkolů a využití každé minuty k dělání „něčeho" zajistí skutečně maximální vytížení. To v nás ale jen stimuluje pocity, že se ničemu nemůžeme věnovat naplno, že na většinu věcí nemáme čas. A pomýšlet na to, co bychom skutečně chtěli, je zapovězený luxus. Uchylujeme se tak k rychlému přepínání, aby na každou položku seznamu zbylo alespoň pár minut.

Jak jste si mohli přečíst na mém blogu dříve, prvním krokem k převzetí vlády nad svým časem je sepsání si všech úkolů na jedno místo. Bohužel většina lidí tímto krokem skončí, a to je také příčinou, proč se jim nepodaří dosáhnout spokojenosti.

Jen pouhá evidence úkolů z nás produktivnějšího a šťastnějšího člověka neudělá. Proto řadě klientů na začátku říkám, že není vůbec důležité jakou formou, nebo v jakém nástroji/aplikaci budou svoje úkoly evidovat. Nástroje jsou tu od toho, aby nám pomohly s „pamatováním si" věcí, umožnily se v nich lépe a rychleji zorientovat. Tam ale jejich možnosti končí a v tento okamžik je nutné přestat se chovat jako stroj a využít předností našeho mozku.

Je čas zaměřit se na skutečně smysluplné seznamy úkolů. Každá položka, kterou se rozhodneme do svého seznamu umístit, a věnovat jí tak svůj čas, by nám měla být schopna zodpovědět, proč se zrovna ona do seznamu dostala, proč právě ona a ne některá jiná? Co jí dává to výsostné právo ucházet se o náš čas, zatímco ostatní musí čekat, jestli se na ně také někdy dostane? Oč je lepší než ty, které jsme kvůli ní museli odložit, ne-li dokonce opustit?

A pokud to smysl nedává, je na čase vyměnit nesmyslné za smysluplné a začít tak využívat svůj čas chytře.

Je až nepochopitelné, jak málo se lidé zamýšlí nad svým primárním seznamem úkolů, kterým je právě kalendář. V čím větší společnosti pracujete, tím více pozvánek a událostí vám do kalendáře přichází. Mnoho lidí pozvánky bez rozmyslu akceptuje jen na základě jediného kritéria: mám/nemám v požadovaný čas v kalendáři volno. Je ale přínosné si uvědomit, že položky přicházející do kalendáře často představují úkoly cizí. A ty kouskují náš den na menší fragmenty, ve kterých se máme věnovat našim smysluplným úkolům.

Často máme během dne pouze několik krátkých souvislých bloků, ve kterých se můžeme věnovat položkám z našeho smysluplného seznamu úkolů. To ale většině z nás nezabrání si na daný den připravit dlouhý a nerealistický seznam úkolů k vyřízení. Je třeba porovnat volný čas v kalendáři s časem nutným pro splnění naplánovaných úkolů.

Smysluplný seznam úkolů je nutné rovnocenným způsobem konfrontovat s položkami v kalendáři stejně, jako jsme si ukázali výše. Ano, u kalendáře to není tak jednoduché vyřadit nějakou „nesmyslnou" položku. Obvykle musíme zrušit svoji účast na schůzce, napsat vysvětlení, status, nebo navrhnout alternativu. Pokud se ale i ke kalendáři nebudeme chovat stejně jako k ostatním úkolům, bude to nerovný boj o pozornost.

Líbí se mi závěr, který k tomuto tématu zmiňovala Camilla Kragius: V první řadě je nutné změnit způsob přemýšlení, abyste dosáhli skutečné produktivity místo plné vytíženosti. Dopřejte si času, kdy budete žít život. V mnoha případech to vyžaduje jít proti obecnému přesvědčení - někteří lidé si mohou myslet, že jste třeba líní, protože nevykazujete známky stejného „zaneprázdnění" jako oni.

Pokud vás téma smysluplného využívání času oslovilo, a chtěli byste jít více do hloubky, vypsal jsem pro vás opět termín tréninku, který se nejmenuje jinak než Naložte se svým časem smysluplně. Abychom vytěžili z tréninku maximum, je kapacita je omezena pouze na 12 účastníků.