Už se vám to určitě také párkrát stalo. Položili jste si metr, naměřili požadovanou délku, udělali značku, vzali nůžky nebo pilku a fik. Když jste ale potom chtěli výsledek svého snažení použít, zjistili jste, že vám v lepším případě něco přebývá, v horším něco chybí. Prostě jste se spletli, nebo udělali nějakou chybu po cestě. Celkový efekt vaší práce pak záležel na tom, jestli jste vším práskli, nebo jste investovali další nemalé úsilí do obstarávání nového kusu, který byste mohli pokrátit správně. Podstatu problému vystihuje známé české přísloví: „Dvakrát měř, jednou řež.“.

Osobně se mi ještě více líbí německý ekvivalent tohoto přísloví: Erst denken, dann handeln, tedy Nejdříve přemýšlej, potom jednej. Je zajímavé, že toto přísloví si častokrát zopakujeme, když něco vyrábíme, tvoříme, či upravujeme. Pokud se ale zaměříme na smysluplné nakládání s naším časem, používáme ho velmi zřídka a proto se nemůžeme divit, že nám naše „výsledky“ dost často nepasují na to, co bychom chtěli. Velice často se setkávám s tím, že lidé hned po ránu začnou jednat: odbavovat e-maily, řešit věci, které jim v tu chvíli přijdou na mysl, nebo které jim někdo nebo něco připomene. Přemýšlet je donutí až když jsou mimo koleje a vše se na ně hroutí a setkáme se spolu na tréninku time-managementu a osobní produktivity.

A proto tou jedinou a nejdůležitější věcí, kterou musíte po ránu udělat je NAPSAT SI SEZNAM ÚKOLŮ PRO DANÝ DEN.

Dříve jsem měl pocit, že psát si seznam úkolů mě vlastně omezuje na vyjmenované činnosti a že to brzdí moji kreativitu. Později jsem považoval seznam úkolů za přežitek; v době, kdy je na všechno nějaká aplikace a všechny úkoly mám někde spolehlivě zaznamenány, mi přišlo zbytečné si na daný den sepisovat další speciální seznam. Místo toho jsem se raději vrhal na odbavení věcí, než abych si znovu psal to, co vím, že mám dělat.

Existuje ale minimálně 6 přínosů, kvůli kterým je dobré si ráno napsat svůj seznam úkolů. A překvapivě ani tak nezáleží, jestli nakonec úkoly dokončíte, nebo ne:

  1. Ráno máte ještě čistou mysl, nadšení a energii. V tento čas dokážete většinou nejlépe určit, co je a co není důležité a co je třeba daný den odbavit a co ne. Alternativou k ránu může být ještě večer předchozího dne, ale často se stává, že každý den se nacházíte v jiném rozpoložení a večer vám zbývá méně energie než máte po ránu.
  2. Pokud si věci píšete, mnohem více si je uvědomujete. Mnohem více se zamýšlíte nad tím, co znamenají i jak si je vlastně představujete. Pokud si výsledek představíte, váš mozek může mnohem lépe hledat cesty, jak se k němu dostat. Psaním destilujete také podstatné věci od nepodstatných, stejně jako když si děláte poznámky třeba při přednášce.
  3. Když před sebou vidíte pouze omezený seznam konkrétních věcí, mnohem lépe se dokážete rozhodnout, které jsou důležitější a které méně. Které skutečně potřebujete mít na konci dne hotové, na kterých vám záleží, a které byste spíše měli rádi hotové. Možná neurčíte ultimativní pořadí věcí, ale dokážete je rozdělit třeba do 3 skupin podle důležitosti.
  4. Pokud si píšete úkoly, které si chcete během dne odškrtnout jako hotové, donutí vás to zamyslet se nad většími a abstraktními úkoly a rozpadnout je na menší, realizovatelné části. Důsledkem toho uděláte první krůčky i k rozhýbání nejednoho velkého úkolu.
  5. Možná také zjistíte, že váš kalendář vám neumožňuje všechny věci ze seznamu udělat, protože ho máte plný jiných věcí. Pak si stačí svůj úkolovník položit vedle kalendáře a porovnat, co je skutečně důležitější a jak si čas na důležité věci udělat. Bez toho, aniž byste něco udělali, čas pro své úkoly nezískáte.
  6. Napsaný seznam úkolů je jakousi kotvou, která vám během dne pomůže vracet se zpět na trať, pokud se z ní během dne odkloníte a svůj čas začnete investovat do jiných činností.

Sám jsem byl překvapen, jak přínosné bylo, když jsme si napsali také seznam věcí, které potřebujeme udělat během víkendu. Co týden na mě čekají opravy hraček, byt vyžaduje provedení určitých „servisních“ činností a je potřeba zařídit množství drobností, na které v týdnu nebyl čas. Mnohdy se stávalo, že jsme pak celý víkend nedělali nic jiného. Jakmile jsme dali věci dohromady, byly mnohem rychleji vyřízeny a mohli jsme zbytek času prožít opravdu naplno. A nemusí to být jen víkend, ale třeba i návod, jak smysluplně prožít den se svojí ratolestí na mateřské, kdy se zdá každý den stejný a svádí ke stereotypnímu fungování.

Popřemýšlejte si každé ráno nad tím, co je skutečně potřeba udělat a potom teprve začněte řezat!. Pokud si seznam úkolů nepíšete, vyzkoušejte to alespoň během následujících 5 dní. Pokud vás zajímají i další podobné tipy, stáhněte si zdarma můj e-book Zkroťte svých 12 časožroutů a získejte zpět den pro sebe. Nebo se můžete přihlásit na živý trénink Naložte se svým časem smysluplně.