Může se zdát, že komunikaci prostřednictvím e-mailů začínají postupně nahrazovat modernější prostředky (Instant Messengery, chaty, nástroje projektového řízení, komunikační platformy jako je Slack, apod.). Opak je ale pravdou, neboť komunikace prostřednictvím e-mailu, měřená v počtu přijatých a odeslaných zpráv, má stále vzrůstající tendenci. Podívejme se na 10 pravidel, jak komunikovat e-mailem efektivně a jaká jsou pravidla e-mailové etikety:

  1. Dobrý předmět e-mailu zvyšuje pravděpodobnost jeho přečtení Mnoho pisatelů se často zaměřuje pouze na tělo e-mailu. Někdo dokonce předmět e-mailu ani nevyplňuje, nebo se v předmětu objevují slova jako „Prosba“, „Zápis“, „Informace“, „Projekt XY“. Kromě vašeho jména je ale předmět to jediné, co příjemce e-mailu uvidí spolu s ostatními desítkami ostatních e-mailů. Dobře napsaný předmět je jako novinový titulek, který příjemce přesvědčí o tom, že si právě váš e-mail zaslouží jeho pozornost. V případě krátkého vzkazu, nebo ukončení diskuse používám v předmětu anglické zkratky NRN (No Response Needed), tedy že nepotřebuji aby příjemce odpovídal, stačí jen když zprávu vezme na vědomí. V případě rychlých a urgentnějších e-mailů píši celý obsah vzkazu jen do předmětu a ukončím ho zkratkou EOM (End Of Message) a tělo e-mailu pak zůstává prázdné. Např. „Týmová schůzka bude dnes až od 14:00 [EOM]“. Správný předmět by měl ideálně obsahovat i požadovanou akci příjemce.
  2. Dvakrát (nebo raději třikrát) zvažte, jestli chcete skutečně kliknout na Odpovědět všem (Reply to All) Hromadnými e-maily se většinou jejich odesilatelé chtějí určitou formou jistit, vytvořit si alibi, nebo se zbavit odpovědnosti. Ze své podstaty ale hromadné e-maily generují násobně větší množství komunikace a mají tak dopad na produktivitu všech účastníků. Pokud má e-mail více příjemců, nejde se rovnou k řešení problému, ale lidé si nejprve vymezují pozice a postoje, nepíší jasná fakta a kvůli zahrnutí některých příjemců (třeba šéfa) spíše chodí tzv. okolo horké kaše. To samo o sobě prodlužuje čas řešení a generuje další a další e-maily. Dobře proto zvažte, zda skutečně potřebujete odpovídat všem. Před odesláním odpovědi si prohlédněte seznam adresátů a pokud pro některé není další text už relevantní, odmažte je. Pokud máte i tak nutkání používat tlačítko Odpovědět všem, můžete si nainstalovat tento doplněk, který vám tlačítko úplně skryje. Případně pošlete odkaz těm, kterým by se tento zlepšovák mohl hodit.
  3. Více adresátů dávejte do skryté kopie Pokud už musíte odeslat e-mail většímu počtu adresátů, vložte je všechny do skryté kopie (Bcc). Tento přístup má dvě výhody: 1. Nebudete tím bez souhlasu prozrazovat e-mailové adresy ostatních příjemců. 2. Prakticky tím zamezíte, aby někdo použil možnost Odpovědět všem, protože se e-mail každému příjemci bude zobrazovat jako by byl odeslán jen a pouze jemu.
  4. E-maily adresátů doplňte až jako poslední krok Obzvláště pokud má váš e-mail větší důležitost, sdělujete jím citlivější informace, nebo by nebylo vhodné, aby se obsah dostal do nesprávných rukou. Napište si nejprve obsah e-mailu a adresáty doplňte až jako poslední krok před odesláním. E-mail bez adresátů totiž nejde (ani omylem) odeslat; e-mailový klient vás na to upozorní.
  5. Začněte naladěním kontextu Pokud začínáte psát nový e-mail, nebo když si s příjemcem nevyměňujete e-maily pravidelně, je dobré začít informací o kontextu, aby příjemce rychleji pochopil souvislosti a tím i obsah vaší zprávy. „Prezentoval jsem vám nabídku softwaru minulé úterý“, „Píšu ohledně další fáze projektu, na kterém jsme společně pracovali“, apod.
  6. Nepoužívejte VELKÁ PÍSMENA Pokud nějaký text napíšete velkými písmeny (kapitálkami), přeloží si to většina adresátů jako e-mailovou formu křičení. A pokud na někoho zvyšujete hlas, začíná se odpojovat logicky smýšlející část mozku a ke kormidlu přichází ta „šimpanzí". Konverzace pak má tendenci gradovat a snižuje se pravděpodobnost dohody. Kromě zbytečné výměny emocí, které řešení problému nepomáhají, to také znamená, že si vyměníte mnohem více e-mailů, než je skutečně nutné pro vyřešení podstaty problému.
  7. Emotivně laděné e-maily neodesílejte ihned Pokud ve vás přečtený e-mail nastartuje negativní emoce, udržte se a neodpovídejte hned. Nebo pokud si nemůžete pomoci, klidně si odpověď napište, ale rozhodně ji neodesílejte. Uložte si ji jako koncept a vraťte se k němu třeba za hodinu. Ve většině případů pak s chladnou hlavou stejně celý e-mail přepíšete. Zvažte, jestli v tomto případě není danému člověku lepší zavolat, nebo se s ním sejít. E-mail totiž snese mnohem více emocí, než přímá komunikace. Pro tento případ doporučuji si v Gmailu, nebo i Outlooku nastavit možnost vrátit odeslaný e-mail. Během nastaveného intervalu můžete ještě odeslání zrušit.
  8. Short and sexy Možná s tím budete mít mentální problém, ale v efektivní e-mailové komunikaci si můžete odpustit zdvořilostní fráze, zdlouhavá představení a protože příjemce vidí, kdo mu e-mail odesílá, nemusíte ani každý e-mail podepisovat (nebo snad připojovat celý oficiální podpis). Využívejte odrážkových/číslovaných seznamů, důležité věci zvýrazněte tučně, ať je e-mail krátký a přehledný. Ideálně v úvodu e-mailu uveďte, co od příjemce budete potřebovat. Nesnažte se jedním e-mailem pokrývat více odlišných témat, nebo plynoucí konverzace využívat k řešení jiných oblastí.
  9. Neměňte výchozí fonty Informace o použitém fontu se dost často ztratí cestou, protože každý systém fonty interpretuje jinak. Nemá smysl se proto s volbou fontů vůbec unavovat.
  10. Přemýšlejte nad přílohami Ať zvedne ruku ten, kdo ještě nikdy v životě neodeslal e-mail, ve kterém se odkazuje na přílohu, kterou do e-mailu nakonec nevložil? Zkontrolujte si proto před odesláním, že jste přiložili všechny zmiňované přílohy. Služby jako MailButler, nebo vestavěné možnosti vašeho e-mailového klienta umí analyzovat text e-mailu a pokud v něm najdou frázi, která zmiňuje přílohy a žádné přílohy nejsou přiloženy, upozorní vás na to. Zvažte také jestli je vhodné do e-mailu vkládat velké přílohy. Ty můžete vložit do některé z cloudových služeb (Evernote, Dropbox, Google Drive, OneDrive, apod.) a do e-mailu připojit pouze odkaz.

Přečtěte si také jakých chyb se dopouštíme při práci s e-mailovou schránkou. Nechte se inspirovat klasickou papírovou poštou, neboť práce s e-mailem je jednou z hlavních činností, která konzumuje náš produktivní čas.

Pokud chcete ušetřit čas nejenom při zpracování e-mailové korespondence a získat až 8 hodin týdně, stáhněte si zdarma e-book Zkroťte svých 12 časožroutů a získejte zpět den pro sebe.