Nepleťte si kalendář se stavěním lega

Když jsem si nedávno hrál s dětmi s legem, všiml jsem si, jak tato stavebnice přímo podněcuje k tomu, abychom skládali kostičku vedle kostičky. Bez mezer, bez přerušení, aby každá další navazovala na předchozí a všechno pěkně „lícovalo“. Každá mezera, přerušení, nás vede k tomu, abychom vymysleli způsob, jak ji nějak spojit se zbytkem našeho díla.

Kostičky lega (resp. dupla) rád používám k demonstraci našeho přístupu ke kalendáři. Čím více je kalendář středobodem našeho plánování, tím více k němu přistupujeme jako ke stavbě z lega. Pokud máme v kalendáři jen pár kostiček, tak nás ani stavění z lega nebude moc bavit. Když ale máme hromadu kostek, můžeme už postavit slušnou zeď, či obranný val. A mnoho těch, kterým kalendáře každý den přetékají, přistupuje ke svému kalendáři spíše jako ke hře s legem. Prázdný prostor se snaží vyplnit modrými bloky, které na sebe přesně lícují. Mezery jsou v zásadě nežádoucí a plný kalendář vyvolává mylnou představu kvalitní sebeorganizace.

Proč jsou ale naše kalendáře plné kostiček, které na sebe přesně navazují?

Tento nešvar se rozmáhá tam, kde si lidé vzájemně sdílí své firemní rozvrhy. Protože předpokládám, že mé články čtou především lidé se zájmem o osobní produktivitu, nenajdeme tu tedy zástupce těch, kteří se snaží prostřednictvím „modrého“ kalendáře demonstrovat ostatním ve firmě svoji fiktivní zaneprázdněnost a nepostradatelnost.

Každá schůzka, na kterou nás někdo pozval, představuje další kostičku, kterou je třeba zasadit do skládačky. Pokud se nová kostička (schůzka) vejde do volného prostoru, je akceptována, pokud ne, je zamítnuta. Je skoro až děsivé, že si většina zaneprázdněných lidí neklade otázky proč by měli na schůzce být, co bude obsahem schůzky, nebo jak se jich téma týká. V podstatě jediným rozhodovacím kritériem pro přijetí či odmítnutí schůzky je vejde/nevejde. Přitom právě tyto 3 otázky (proč, co, jak) bychom si měli položit vždycky jako první, a teprve pokud to skutečně stojí za to, kliknout na Přijmout. Opravdu si nehrajeme s legem.

Tento argument slýchám často ve velkých firmách se sdílenými kalendáři. Lidé si záplatují volná místa virtuálními bloky, aby „jim tam někdo něco nenaplánoval“. V podstatě je to takový mix obou předchozích bodů. Odradit organizátora od naplánování schůzky do volného místa a vyvarovat se nepříjemnému aktu odmítnutí schůzky. Už jen ono konstatování „aby mi tam někdo něco nedal“ je úsměvné. Protože nikdo vám nic do vašeho kalendáře dát nemůže. Každá událost se dostává do vašeho kalendáře pouze tím, že ji do něj sami přidáte. A překvapivě se vám tam nedá, když ji nepřijmete 😃. Ovládnutí vlastního kalendáře je možné, pokud v této úloze budete aktivní. Jinak necháváte organizaci svého času na ostatních lidech.

Protože kalendářové aplikace jsou nejdostupnějším a nejrozšířenějším plánovacím nástrojem, máme tendenci si do něho naplánovat úplně všechno. Schůzky, úkoly i připomínky. Nicméně jak říká David Allen ve své knize Mít vše hotovo (GTD), kalendář je místo, kde by měl člověk evidovat pouze činnosti s časovou relevancí. Tedy pokud jsem slíbil být na schůzce v 10 hodin, mělo by toto být zaznamenáno v kalendáři. Pokud chci dodržovat pevný stravovací režim a chodit pravidelně na oběd v 11:30, pak i toto patří do kalendáře, stejně jako cvičení s trenérem každou středu v 6:00, nebo že musím děti odvézt v 16:30 na atletiku. Pokud bych na daném místě nebyl v určený čas, nebude už událost relevantní. A v tomto duchu s událostmi kalendáře také pracují. Posílají nám notifikace, varují nás předem, fungují jako budík. Protože chtějí, abychom to v daný čas stihli. Pokud si ale do kalendáře stejným způsobem zapíšeme i úkoly (např. vyplnit report, zavolat do servisu, objednat se k zubaři, zpracovat dotazníky, nebo poslat poptávku), bude se kalendářová aplikace snažit nás donutit, abychom úkol splnili v konkrétní čas. Abychom se mu věnovali po přesně vymezenou dobu a hned poté se vrhli na další úkol. Někdy to může být prospěšné, ale mnohem efektivnější je mít úkoly daného dne evidovány separátně (v aplikacích jako Todoist, Wunderlist/ToDo, Toodledo, nebo v sekci Úkoly v Outlooku), seřazené ideálně podle důležitosti. A v blocích bez schůzek si pak vybrat ten nejrelevantnější úkol pro zpracování. Protože priorita překvapivě není jediným rozhodujícím kritériem. Do čeho se pustíme, se rozhodujeme také podle potřebného/dostupného času, úrovně naší mentální a fyzické energie a kontextu (jestli máme pro úkol vše, co potřebujeme).

Zkuste si vzpomenout na lego, až budete příště skládat svoji virtuální stěnu ve vaší kalendářové aplikaci. Pokud vás toto téma zajímá, věnuji se mu více například v části Energie v mém e-booku zdarma Zkroťte svých 12 časožroutů a získejte zpět den pro sebe.