Vyrušují vás kolegové? Tady je 10 strategií, jak se bránit

Když se řekne vyrušování kolegy, nebo nezvanými návštěvami, pokaždé se mi vybaví historka ze studentských dob na vysokoškolských kolejích. Blížil se termín zkoušky z Matematiky a spolu s jedním kolegou jsme na tom byli stran přípravy dost podobně. Celé dny jsme počítali jak zběsilí a snažili se pochopit, jak jen může z daného příkladu vypadnout tak diametrálně jiný výsledek. Rozložené učebnice byly po celém pokoji, vzorečky po stěnách, spousta počmáraných papírů po stole i na postelích, nemalé množství zmačkaných, nebo rozcupovaných papírů okupovalo roh místnosti. Odhodlání „to rozlousknout“ střídala opakovaně frustrace a beznaděj, umocněná blížícím se termínem zkoušky. V tu chvíli někdo zaklepal na dveře. Byl to jiný kolega, který se učil na stejnou zkoušku, ale neutápěl se s námi na společných vlnách zoufalosti, ale pečlivě studoval sám na svém pokoji. Přišel, sedl si a my mu nevěnovali příliš pozornosti, protože rozluštění naší záhady bylo nablízku. Vzal si do ruky matematicko-fyzikální tabulky a začal si je číst. Po chvíli se ozvalo: „Věděli jste, že 1 metr je definován jako jedna desetimilióntina vzdálenosti od rovníku k severnímu pólu?“. Když jsem se podíval na druhého kolegu, měli jsme dost podobný výraz, kterému silně dominovala otevřená ústa a vyvalené oči, upírající se na čtenáře tabulek. Neverbální komunikací jsme vysílali něco jako „To si snad dělá ….!“. Nicméně jsme se zpět zanořili do svých limit a logaritmů. „Nakonec ho museli ale předefinovat, teď je metr délka, kterou urazí světlo ve vakuu za 1/299 792 458 s.“ … Koncentrace byla v pryč, tělo začínalo mít sklony k agresi.

Trénink Naložte se svým časem smysluplně pokaždé začínáme hledáním důvodů, proč člověk nestíhá, proč se mu nedaří dokončit to, co potřebuje. Na obrázku se samolepícími lístečky jsem shromáždil opakující se důvody: vyrušování od kolegů, či neočekávané návštěvy, které naše plány smetou ze stolu podobně jako čtenář matematicko-fyzikálních tabulek. Například Lee Hecht Harrison se ptala 848 respondentů, co je největším zdrojem jejich vyrušování a nesoustředěnosti. Překvapivých 45 % respondentů uvedlo, že největším zdrojem vyrušování od práce jsou jejich kolegové, na rozdíl třeba od e-mailu, který uvedli jen v 18 % případů.

Řešili jsme už mnohokrát, co můžeme s tímto nešvarem dělat, jak si ubránit svůj čas, soustředění a plány, které si na daný den připravíme? Tady je tedy seznam 10 tipů, které jsem nejen během těchto tréninků posbíral:

Pokud doufáme, že návštěvník je dostatečně všímavý, nebo si je dokonce vědom toho, že nás vyrušuje, mohou pomoci známé triky jako letmé pohlédnutí na hodinky, složení věcí na stole, pohlédnutí do svého mobilu, kalendáře či počítače. Můžete také vstát a společně s návštěvníkem jít během konverzace směrem ke dveřím. Ne vždy ale návštěvník tyto signály postřehne.

Tato metoda funguje především na notorické stěžovače, nebo ty, kteří se chodí ujišťovat, že dělají vše správně. Tito lidé hledají někoho, kdo je pochopí v jejich utrpení/nejistotě a přidá se k nim do stěžovacího klanu, či udělá práci za ně. Prostě si potřebují ulevit a hledají své posluchače. Pokud ho ze sebe uděláte, tak nejen že se jich nezbavíte, ale příště přijdou znovu. Vhodnou taktikou je snažit se cíleně otáčet jejich konstatování. Když si stěžují, že systém nefunguje, můžete odpovědět, že vám běhá bez problémů. Když si nebudou vědět rady s konkrétním úkolem, pochvalte je, jak to posledně dobře zvládli a že to dopadne tak i tentokrát. Další fráze, které jsou zde použitelné mohou být: „ale mě to baví“, „mě to přijde jako fajn nápad“, „já s ním vždycky vycházel dobře“, apod.

Mnoho konverzací je na téma sporty, různá utkání, filmy, televizní seriály, divadla, koncerty, apod. Pokud někdo mluví o nějakém zápase, můžete říci, že jste ho neviděli, či že vás daný sport nezajímá, nebo že se na sporty v televizi nedíváte. Můžete nakombinovat i s předchozím bodem „otočte to“: když on o hokeji, vy o krasobruslení, když o filmu, vy o opeře, apod.

Je vhodnou a mnohdy také jedinou účinnou metodou na socializační, ukecané baviče, se kterými si rádi popovídáte, ale jindy. Art Markman trefně pojmenoval jejich problém: Tyto osoby nechtějí, nebo prostě jen nemohou přestat mluvit. Jakoukoliv předchozí metodu vůbec neregistrují a jsou vůči nim imunní. Výhodou je, že tito lidé nemají vůbec problém, když jim to řeknete bez okolků a na přímo: „Hele, mám práci, teď opravdu není vhodná doba na pokec.“ Neraní je to, potřebují dostat takovéto přímočaré sdělení.

„To jsem rád, že jdeš, potřeboval jsem totiž od tebe …“, můžete začít konverzaci ještě než se návštěva nadechne k hovoru. „Řeším tady tuhle věc a opravdu by mi pomohlo, kdyby ses mi na to mohl mrknout. Docela to hoří.“. Problém máte vyřešen okamžitě a ještě z toho máte benefit pro sebe. Pokud vydržíte a zopakujete tuto metodu vícekrát za sebou, máte problém nezvaného návštěvníka vyřešen i do budoucna. Neměl bych to říkat, ale funguje to i na šéfa, v duchu pravidla „Zaměstnej svého šéfa!“

Možná vám je ve vaší kanceláři dobře, jste tam zvyklí, máte tam vše, co potřebujete. Zároveň je to také místo, kde vás všichni najdou. Pokud je pro vás skutečně důležité se v danou chvíli soustředit, najděte si nějaké jiné místo v budově (jídelna, kavárna, křesílka na chodbě, zasedačka, jiná kancelář, zahrada, terasa, pracujte z domova, apod.). Možná tam nebude tak pohodlně jako na vaší oblíbené židli, ale nikdo vás tam hledat, tedy rušit, nebude.

Mnoho frustrace z vyrušení vychází z nereálného plánování. Pokud očekáváte, že budete pracovat celý den bez přestávek, pak jste odsouzeni k neúspěchu. Naplánujte si přestávky, dejte si oddychové bloky do vašeho plánu. Pokud budou fixní, můžete také na danou dobu odkázat vaši nezvanou návštěvu. Pokud řeknete: „přijď ve tři, to budu mít volno“, uspokojí to návštěvu v daný okamžik lépe, než pouhé „teď nemůžu!“. Každou diskusi je pak vhodné předem časově ohraničit, podobně jako jakoukoliv jinou schůzku. Několik absolventů mého tréninku využívá k tomuto účelu přesýpací hodiny na čištění zubů.

Jsou jen jakousi formalizací plánování přestávek. Definujte si časy od kdy do kdy přijímáte návštěvy a kdy ne. Pokud takovouto informaci budete jasně komunikovat, vychováte si i své návštěvníky. Několik účastníků tréninku má úřední hodiny skutečně vylepeny na dveřích své kanceláře, někteří dokonce své dveře mimo úřední hodiny zamykají. Pokud rozvrh dodržujete, jsou i vaše návštěvy spokojené, protože když narazí na zavřené dveře, ví kdy mají přijít a budou s vámi moci mluvit.

Obzvláště moderní kancelářské budovy mají místa, kde se můžete nerušeně soustředit na práci a kde je mluvení zakázáno. Naopak existují místa, kde je naopak žádoucí se setkávat a vzájemně diskutovat, či si jen vypít společně kávu. Pokud je u vás nemáte, můžete si vyhradit nějakou kancelář, či jiné místo jako chat-klub.

Dobrým znamením, které má i další pozitivní přínosy, jsou náhlavní sluchátka. Už při prvním pohledu dáváte svému okolí najevo, že si nepřejete být rušeni. Může to být i firemní pravidlo, že lidé se sluchátky na hlavě nemají být rušeni. Moderní sluchátka disponují také funkcí aktivního potlačování hluku (noise cancelling) a výběr vhodné hudby vás může podpořit při vašem soustředění. Další alternativou, kterou jsem pro vás připravil ke stažení je dvojstranný semaforový terčík, který si oboustranně vytisknete a postavíte na stůl, nalepíte na dveře, na počítač, paravan, apod. pokaždé tou správnou stranou. Každý přicházející tak vidí, jestli vás může vyrušit.

Na závěr chci dodat, že zejména první metody často svádí k tomu, aby si člověk vymýšlel různé polopravdy, nebo dokonce lhal. To je věc, kterou rozhodně nedoporučuji, přeci jen jde o vaše kolegy, kteří vás dobře znají a chcete s nimi přece i nadále spolupracovat. Důležité je také rozpoznat, jestli se jedná o vyrušování, nebo jestli za vámi přichází kamarád v nouzi, který skutečně potřebuje vaši pomoc.