Méně nervů a více času? Začněte s checklisty.

Znáte legendární scénu „Stěrače stírají, klaxon troubí, …“ z filmu Vrchní prchni? Viděli jste někdy piloty, jak připravují letadlo k odletu podle připraveného kontrolního seznamu?

Každý máme úkoly, které musíme dělat znovu a znovu, stále dokola. Máme úkoly, které se opakují každý den, jiné jednou za měsíc, další třeba jednou za rok. Nechce se nám do nich, často lovíme v hlavě postup, který jsme použili minule, nebo co jsme k tomu potřebovali.

Atul Gawande ve své knize Checklist Manifesto říká: „Objem a složitost všeho co víme, převyšuje naši schopnost dodávat všechny tyto věci správně, bezpečně nebo spolehlivě.“.

Od klasického seznamu úkolů se checklist odlišuje tím, že nám neříká co máme dělat, ale jak máme nějaký problém vyřešit; jaký je ideální postup. Teoretik by mohl říci, že se jedná o popis „procesu“.

Typickým příkladem je balení na dovolenou, na služební cestu, na hory, … Pokaždé s sebou potřebujete podobné věci, maximálně měníte počty, podle toho, na jak dlouho odjíždíte. Já třeba na hory používám následující seznam, který mi umožní se sbalit během velice krátké chvíle. Podobné seznamy mám i pro služební cestu po Česku, do zahraničí, apod.

Jednou se něco naučíte, a pak za vámi kolegové neustále chodí, abyste pro ně danou věc vyřídili, abyste jim ukázali, jak na to, abyste zaškolili nováčka, apod. A to jen proto, že nemají nikde popsáno, jak by to mohli zvládnout sami. Proto je dobré popsat si postupy, které opakovaně používáte, a sdílet je s ostatními. Hned budete mít více času na podstatnější věci a nebudete muset dělat práci za/pro ostatní.

Každý rok si obnovuji certifikát elektronického podpisu u PostSignum. Triviální úkon pro mě byl pokaždé záležitostí na hodinu, než jsem si vzpomněl, kde se kliká, jak se ukládá žádost, co se vyplňuje do kterého políčka, apod. Jednou jsem si napsal popis toho, jak jsem to udělal a od té doby jej používám každý rok.

Začínáte nový projekt? Vezměte si seznam kroků, které je dobré na začátku každého projektu udělat. Publikujete pravidelně na sociálních sítích? Mějte seznam všeho, co musíte připravit, než článek odešlete. Nabíráte nové zaměstnance? Udělejte si seznam otázek, na které nechcete zapomenout, nebo na které potřebujete získat odpovědi.

Nedávno jsem se bavil s firmou, která mimo jiné jezdí po akcích a zajišťuje občerstvení. Pokaždé byli ve stresu, jestli s sebou mají všechno. Nebo na místě zjistili, že nováček sbalil úplně špatné kelímky, nebo že mají málo některé suroviny, nebo že jim chybí elektrické kabely. Jakmile si sepsali, co na kterou akci potřebují, jaké velikosti kelímků s sebou, jaké konkrétní nástroje zabalit, mohli přípravou materiálu pověřit klidně i úplného nováčka, a měli všechno. I já potřebuji na každý ze svých tréninků nějaký materiál, vozím s sebou hromady různých kabelů, redukcí a pomůcek. Připravil jsem si pro každý trénink checklist věcí, které potřebuji zabalit, abych měl vše potřebné.

Firma, se kterou jsem spolupracoval, provádí stavební instalace u klientů. Pokaždé je postup víceméně stejný. Na instalace jezdí různí pracovníci i externisté, a tu a tam někdo na nějaký krok zapomene. Vše sice funguje, ale zákazníci pak podávají reklamace, nebo se instalace časem z důvodu této chyby porouchá. Zavedli jsme checklist všech kroků, které musí každá instalace mít, a který musí každý zaměstnanec odškrtat a podepsat. V některých případech jej, jakožto akceptaci díla, podepisuje také klient. Na některých místech visí checklist zavařený ve fólii a odškrtává se fixou. Po dokončení se smaže a použije se na dalším místě znovu.

Pomáhám neziskovkám, malým firmám, start-upům, a pokaždé narážím na podobnou věc. Jak se firma rozrůstá, začínají být někteří lidé (zpravidla majitelé) přetížení a zaměstnanci nemají moc co dělat. Majitelé pak hledají techniky time-managementu, aby to všechno stíhali. Obvykle skončíme u takovéto nástěnky, kde si nadepíšeme jednotlivé role, kdo je zastává a co dělá, resp. co by měl dělat. A pak už jen přesouváme položky zodpovědností, aby byly checklisty jednotlivých lidí vyrovnané a všichni měli „podobně“ práce. Takto dynamický checklist je pak možné v průběhu času dále ladit a upravovat nejen podle toho, kdo zrovna roli zastává nebo jak velký úvazek má. Každý nově příchozí člověk přesně ví, co má dělat.

Vůbec ne! Takto to bývá u některých firem. Najme se konzultační firma, ta procesy sepíše a nutí pak ty, kteří danému problému rozumí mnohem více, aby je následovali. Tak ne! Naopak. Až příště budete zase nějakou opakující se věc dělat, pište si poznámky a tvořte si checklist za pochodu. Pak ho třeba nasdílejte ostatním, ať ho použijí a doplní. Dejte ho nováčkům, ať do něho dopíší detaily, které jim nebyly jasné.

Jsem zastáncem hlavně digitálních prostředků pro uchovávání a sdílení checklistů. Nejčastěji k tomuto účelu využívám Evernote, kde jsou šablony všech checklistů v jednom zápisníku, který mohu editovat jen já. Ostatní si mohou vytvářet kopie jednotlivých checklistů, a pak si svoji kopii také odškrtávat. Můžete samozřejmě podobným způsobem využít také výše prezentované nástroje jako je Trello, Google Keep, nebo úkolníkové aplikace jako je Wunderlist, Freelo, Todoist, či WorkFlowy. Pokud to myslíte s checklisty vážně, můžete využít specializovaných nástrojů jako je třeba Process.st.

Pokud vás zajímají i další podobné tipy, stáhněte si zdarma můj e-book Zkroťte svých 12 časožroutů a získejte zpět den pro sebe. Nebo můžete zajít ke mně na živý trénink Naložte se svým časem smysluplně.