V hlavě mám už poměrně dlouho vytvořené propojení „čekání“ = „lékař“ (něco jako kukuřice-hranostaj ve filmu Čtyři vraždy stačí, drahoušku). Pokaždé, když musím sedět v čekárně vedle ordinace, přepadají mě pocity bezmoci a promarněného času.

Čekání je jedním z nejvíce frustrujících aspektů aktivního řízení času a osobní produktivity. Mnoho úkolů totiž nemůžeme dokončit bez pomoci nebo informací od někoho dalšího. Někdy dokonce musí někdo jiný odvést kus práce na našem úkolu, abychom my mohli pokračovat dále. Potřebujeme doplnit ceny produktů, abychom mohli zkompletovat nabídku; souhlas manažera s navrženou variantou; doplnit od kolegy naměřené hodnoty do reportu; ověřit stav práce ostatních před přikročením k dalšímu kroku, apod.

Proč je čekání tak frustrující:
  1. Naši práci nejsme schopni dokončit a zbavit se jí. Přerušením a čekáním také zapomeneme spoustu informací, které jsme o problematice zjistili/věděli (tzv. kontext).
  2. Předáním úkolu někomu jinému ztrácíme přímý vliv na další zpracování. Finální zodpovědnost za dokončení úkolu přesto i nadále zůstává na nás.
  3. Úkol nemůžeme pustit z hlavy. A co víc, neustále se nám připomíná ve chvílích, kdy s ním opravdu nemůžeme nic dělat.

Jak už jsme si říkali v článku 3 důvody proč nenosit své úkoly v hlavě, založí se nám pro každý úkol, který započneme a nedokončíme tzv. otevřená smyčka. Což není nic špatného, naopak. Problém je druhá stránka věci. Náš mozek nefunguje jako excelová tabulka, kde je možné vyfiltrovat si pouze úkoly, které jsme někomu předali ke zpracování. Naopak mozek nám servíruje tyto otevřené smyčky na základě stimulů, které vnímá. Vidíte ceník jízdného na MHD a vzpomenete si: „Jestli on mi Karel už poslal ty ceny produktů?“, přistane vám e-mail od manažera a přijde vám na mysl: „Poslal mi souhlas s vybranou variantou?“, apod. Většinou se nám věci mají tendenci připomínat zcela nahodile v okamžiku, kdy s nimi nemůžeme nic dělat.

Seznam „Čekám na“

O seznamu úkolů „Čekám na“ mluví David Allen ve své knize Mít vše hotovo (GTD). Překvapivě nejde o nic náročného a jak sám název napovídá, obsahuje všechny úkoly, které jsme někam předali, nebo na kterých nemůžeme aktuálně pokračovat dále. Je až překvapivé, jak každý psaný seznam pomůže omezit nahodilé putování „otevřených smyček“ do naší mysli. Co je zapsáno, na to se můžeme spolehnout a klesá tak stres z toho, že na něco zapomeneme.

Jak si vytvořit seznam „Čekám na“ ?

Existuje vícero technik jak si seznam zavést. Chci vám ukázat některé z nich, abyste si tento seznam mohli zavést co nejrychleji:
  1. Nejjednodušším způsobem je vytvořit si samostatný seznam a do něho si zapsat jako novou položku každý úkol v okamžiku kdy jej předáte dále a to včetně termínu.
  2. Můžete použít tzv. kontext, neboli příznak/vlastnost úkolu. V Outlooku přiřadíte úkolu/e-mailu speciální kategorii s barvou. V aplikacích na evidenci úkolů přidáte úkolu kontext pomocí textu @cekam_na nebo #cekam_na v názvu nebo těle úkolu. Na základě kontextu si můžete jednoduše vypsat všechny úkoly, na které čekáte.
  3. Využijte automatizace. V Outlooku (nebo vašem e-mailovém klientovi) si založte složku „Čekám na“. V okamžiku, kdy odešlete e-mail, kterým práci předáváte na někoho jiného, přidejte do skryté kopie svoji adresu. Takovýto e-mail dojde nejen dané osobě, ale i vám. Je pak jednoduché založit si v Outlooku tzv. pravidlo, které všechny e-maily, kde jste zároveň odesilatelem i příjemcem, přesune do složky „Čekám na“. Ukázka je na konci článku.
  4. Existují i speciální služby jako Boomerang pro Gmail, nebo univerzální Followupthen. Boomerang je rozšíření pro Gmail, které vám pomocí kontextové nabídky umožní e-mail vyřadit z Inboxu a vrátí vám ho tam až po nadefinované době. Followupthen funguje podobně, jen využívá speciálních adres jako např. 3pm@followupthen.com, nebo friday@followupthen.com. Podobné e-mailové adresy přidáte do skryté kopie vašeho e-mailu a služba vám v daný okamžik (např. ve 3 odpoledne nebo v další pátek) pošle e-mail znovu.

Aby vám seznam „Čekám na“ skutečně pomáhal, musíte se k němu pravidelně vracet. Dle charakteru vaší práce např. 2-3x za týden. Na základě revize pak případně iniciujete další akce. Jedině tak budete moci čekající záležitosti pustit z hlavy.

Jednoduché a přitom velice efektivní

Seznam „Čekám na“ není vhodný jen pro účely efektivního sledování úkolů a zlepšení přehledu a osobní produktivity, umožní vám také:

  • Zlepšit koncentraci. Pokud odložíte úkoly, se kterými nemůžete aktuálně nic dělat do seznamu „Čekám na“, můžete se aktivně soustředit na úkoly, se kterými pohnout můžete,
  • Na žádný z předaných úkolů, který si buď ručně nebo automaticky zaevidujete, nezapomenete a díky tomu dokončíte i komplikovanější záležitosti,
  • Budete překvapeni, jak pozitivně vás budou vnímat ostatní, když jim ukážete, jaký skvělý přehled máte o všech záležitostech, které je třeba udělat - ať už to budou lidé ve vašem týmu, nebo nadřízení.

Další podobné tipy najdete také v mém e-booku zdarma 12 tipů, jak dělat běžné věci trochu jinak a ušetřit tím až 1 den týdně, nebo přímo na právě otevřeném tréninku Naložte se svým časem smysluplně.

Založení pravidla v Outlooku: