3 důvody proč nenosit své úkoly v hlavě

I když bylo mé babičce přes 90 let, odmítala si cokoliv zapisovat. Každé ráno cvičila a zastávala názor, že kdyby si nemusela nic pamatovat, otupěla by jí paměť. Narodila se ještě před první světovou válkou a i když vlastnila mobilní telefon, tak si do něho telefonní čísla neukládala. Její seznam kontaktů obsahoval 10 čísel. Kalendář používala jen proto, aby věděla, kdo má svátek, jinak se její den převážně skládal z vypilovaných, opakujících se rutin.

Můj seznam kontaktů nedávno prošel očistnou kúrou jarního úklidu, a i přesto obsahuje neuvěřitelných 998 telefonních čísel. Počet událostí v mém kalendáři na jeden týden by možná vystačil babičce na celý rok. Neříkám, že by lidé v její době měli méně starostí, méně složitý život (naopak), nebo že by méně pracovali. Zásadní rozdíl vidím v počtu podnětů a informačních stimulů. Každá věc, kterou někde vidíme, čteme o ní na internetu, sociálních sítích, dostaneme ji do e-mailu, vidíme ji v televizi, v reklamě, v nás vyvolává určité stimuly. Pokud s něčím rezonujeme vytvoříme si tzv. otevřenou smyčku. Tedy takový zárodek úkolu: že se na něco chceme podívat, něco se naučit, přečíst, na něco se zeptat, najít si o něčem více informací, zeptat se okolí, propojit věc s jinými, na něco nezapomenout, apod. Nebo v nás vytvoří určitou pochybnost, která v sobě obsahuje ještě nezformovaný úkol: Všichni se zbavují eura, to bych měl asi taky? Teď je ten správný čas vzít si hypotéku, neměl bych si ten byt také koupit? Nestálo by za to změnit poskytovatele internetového připojení? Neměl bych také zhubnout? Co si ještě udělat vysokou školu?

V naší hlavě se pak stohují desítky takovýchto pseudo-úkolů, které bojují o pozornost s těmi skutečnými. Tvoříme si tak něco jako nepřehlednou hromadu. Věci se v ní vrší a po čase člověk ani neví, co ve své hromadě má, a zároveň se obává, jestli v ní náhodou není něco důležitého. A to je také důvodem, proč máme pocit, že nemáme věci pod kontrolou, že toho máme hodně, a že nic nestíháme. Ve skutečnosti si ale nejsme úplně jisti tím, co že to všechno máme dělat.

A proto každému, kdo chce začít svůj čas využívat smysluplně, doporučuji, aby všechny svoje úkoly a nápady vysypal z hlavy na papír, nebo do nějaké aplikace. Ale opravdu všechny, aby „v hlavě nezůstalo nic“. K čemu je to dobré?

I když jsem v úvodu článku zmiňoval, že babička si pamatováním věcí procvičovala paměť, je nutné rozlišit, co je dlouhodobá a co je krátkodobá paměť. Studie dokazují, že člověk je schopen pamatovat si v krátkodobé paměti pouze 7 věcí po dobu 30 vteřin. Takže pokud si máte pamatovat více než 7 úkolů, jste ztraceni. Pokud si těch 7 věcí potřebujete pamatovat déle, musíte s nimi pracovat déle než 30 vteřin, abyste je přesunuli do paměti dlouhodobé. Nevěříte? Zkuste si teď zapamatovat třeba tato čísla 2 5 7 4 1 9 6 2. A teď si zkuste zapamatovat 25-74-19-62. Osm čísel je složité si zapamatovat, ale u 4 je to mnohem jednodušší. Zaznamenejte si proto své úkoly do pomocné „externí paměti", můžete si dovolit na ně s klidným svědomím zapomenout, protože víte, že je ve svém záznamníku najdete. Pokud se na svůj zapsaný seznam kdykoliv v budoucnu podíváte, nahrajete si tak potřebné úkoly zpět do své krátkodobé paměti. Vaše hlava se tak může soustředit na vymýšlení nových věcí, místo zapamatovávání si položek.

V hlavě si nebudete nikdy schopni srovnat všechny úkoly vedle sebe a pak si vybrat, který je ten nejvhodnější pro další zpracování. Pamatujete? „Udržíme“ maximálně 7 věcí najednou. Proto pokud si všechny úkoly vypíšete, snadněji se v nich zorientujete, dokážete jim nastavit správné pořadí a vybrat ty nejdůležitější. Pokud nemáte ve vašem seznamu opravdu všechno, budou vás neustále bombardovat alarmy z vaší hlavy. Připomínky toho, co ještě máte udělat, nebo na co jste zapomněli. Nebojte se dát si do seznamu opravdu všechno, protože jedině tak je možné nechat věci bojovat o pozornost, kterou si nárokují.

Jasný a přehledný seznam vám pomůže být produktivnější a koncentrovanější. Víte, co je před vámi, kolik vám toho ještě zbývá a můžete si být jisti, že pracujete na té skutečně nejdůležitější věci. Díky tomu si můžete udržet delší soustředění na jednu věc. Pokud vám na něčem skutečně záleží, chcete něčeho dosáhnout, právě pomocí seznamu kroků si můžete utřídit myšlenky, jak daného cíle dosáhnout a jaké kroky/dílčí úkoly musíte dokončit. Tím se cíl stává dosažitelnější, což udržuje naši motivaci k jeho dokončení.

Sepsání všech úkolů doporučuje jako první krok k úspěšné sebeorganizaci také David Allen ve své metodě GTD. Ze zkušeností s individuálními klienty vím, že je opravdu těžké najít a vzpomenout si na všechny svoje úkoly a vyčistit si skutečně „celou hlavu". V tomto ohledu se mi velice osvědčil Allanův seznam podnětů (stáhněte si odškrtávací seznam včetně možnosti uložení do Evernote). Projděte pak bod po bodu a zapisujte si, jaké úkoly a závazky vás k dané položce napadají, co vám leží v hlavě. Když projdete celý seznam, je velmi pravděpodobné, že jste shromáždili valnou část svých úkolů. Jako následnou akci doporučuji každému vytvořit si svůj osobní seznam podnětů a používat ho jako podklad pro opakující se týdenní revizi úkolů.