„V naší firmě nejde efektivně pracovat, protože lidé chodí pozdě na schůzky, kterých jsou spousty a stejně se na nich nic nevyřeší. Musím číst a odpovídat na hromady zbytečných e-mailů, kde mě někdo jen přidá do kopie. Kolegové mě vyrušují při práci, jsou nesamostatní a zahrnují mě neustále novými požadavky.“ Podobné stesky slýchávám často, když na tréninku diskutujeme důvody nízké efektivity v rámci firemního prostředí.

Když pak zjišťuji, proč se takové věci dějí, slýchávám zase: „Tady by pomohlo, kdyby všichni:
  • přicházeli na schůzky včas a připraveni,
  • nevyrušovali ostatní od práce,
  • neposílali tolik e-mailů,
  • rozmýšleli svoji reakci a vyjadřovali se jasně,
  • neorganizovali schůzky pro schůzky,
  • posílali agendu předem,
  • nechodili za mnou s každou banalitou,
  • nepoužívali e-mail jako nástroj pro chat,
  • atd.“

Problémy jsou tedy vcelku jasně identifikovatelné, všichni je umíme pojmenovat, známe jejich nejčastější příčiny a dokonce víme, jak je napravit. Při logickém pohledu na věc se proto zdá nepochopitelné, že problémy přetrvávají.

Jádro ale spočívá v tom, že očekáváme, že se nejprve změní chování ostatních, a že my se pak přidáme. Nebo že firma, tedy management, vydá nějaké pravidlo a od té doby se jím budou všichni řídit a problémy tím pominou. A do té doby to bohužel musí zůstat takhle špatně.

Lidé, kteří si přečtou můj e-book o krocení časožroutů, se často bojí, že nemohou začít dělat věci jinak, než je dělají ostatní, nebo než je uvedeno v jakémsi virtuálním firemním kodexu. Bojí se, že si nemohou dovolit číst e-maily jen 3x denně, protože „tady se očekává, že e-maily čtete hned“. Na otázky „A kdo to očekává? Kde je to napsané? Kdo to po vás chce?“ ale málokdo zná odpověď. Druhým typem obavy je strach, že takhle se věci dělat nemohou. „Nemohu si napsat do Out of office, že si e-maily z období dovolené nebudu číst“, nebo „Nemohu zamítnout schůzku, kde na agendě není žádný bod, který by se mě týkal“, nebo moje oblíbená obava: „U nás nemůžete mít vypnutý Outlook". Proč? Protože máme takový pocit, že by si ostatní mohli myslet, že se snažíme vyhýbat práci, nebo že bychom příliš vybočovali ze zvyků, které vyznávají všichni ostatní?

Pokud budete čekat, že se změní vaše okolí – nedočkáte se

Nemá smysl čekat, až budou podmínky příznivější, lidé pojedou na stejné vlně jako vy, nebo že někdo vyhlásí pravidla, která všechno vyřeší. Pokud chcete skutečně začít pracovat smysluplněji, efektivněji a produktivněji, musíte hodit za hlavu tyto staré mýty a obavy a začít se především sám/a odvážně měnit. Nastavte si pravidla fungování podle sebe a svých potřeb. Vyzkoušejte to a uvidíte, že obavy jsou často jen domněnkami.

Nezapomeňte na komunikaci

Komunikace je, nejen v tomto případně, podstatnou ingrediencí úspěchu. Informujete kolegy o svém novém fungování, napište jasné instrukce do svého out of office, vysvětlujte proč budete odteď dělat věci trochu jinak. Díky tomu zjistíte, že vaše kredibilita neklesá, ale naopak stoupá, protože tím demonstrujete, že máte věci pod aktivní kontrolou. Jděte příkladem a ukažte, že jde věci dělat jinak. A možná díky tomu na svou stranu strhnete i ostatní a tak se možná stane to, o čem jsem psal na začátku. Tedy že se změní fungování ostatních. A nebo také ne, ale to není to nejdůležitější. Principy fungování měníte hlavně proto, aby se vám pracovalo lépe.

Pokud uvítáte nějakou inspiraci, jak se můžete odvážně měnit, podívejte se na 12 tipů, jak dělat běžné věci trochu jinak a ušetřit tím až 1 den týdně.