Přirovnejme si e‑mail ke klasické poštovní schránce, možná ještě lépe k té americké. Plechová tuba na kůlu stojící na kraji silnice, se zvedací červenou vlaječkou, kterou pošťák zvedne pokaždé, když do schránky doručí nějaký obsah. Člověk se podívá z okna, vidí vlaječku nahoře, dojde si pro poštu, cestou zpět vyhází do popelnice letáky a rychle projde obálky.

Pokud si do stejného příkladu promítneme naše soužití s e‑mailem, je prvním velkým rozdílem, že pošťák v případě e‑mailu nejezdí pouze jednou denně (1). Jezdí k nám spousta pošťáků, ve dne v noci. A my stojíme za oknem a co chvíli odhrneme záclonu a koukáme, jestli náhodou červená vlaječka není opět nahoře (2). Dokonce jsme si namontovali na vlaječku udělátko, které nám v případě zvednutí vlaječky zazvoní domácím zvonkem (3). Pokud dlouho nezvoní, raději vlaječku kontrolujeme oknem (2). Jakmile zvonek zazvoní (3), všeho necháme a běžíme ke schránce (4), jako psi v Pavlovově experimentu. Rozlepujeme dopisy, začítáme se do prvních řádek (5), ale po chvíli dopis znovu vrátíme do obálky, zalepíme a vložíme ho zpět do schránky (6). Nic nevyhazujeme (7), vše si nosíme domů a pečlivě ukládáme do přihrádek na půdě (8). Mnohdy se ještě na trávníku před domem vrhneme do odepisování (9). A když se nám začne trhat papír, zjišťujeme, že sedíme na trávníku u schránky už 3 hodiny. Prší a ze dveří se line zápach spáleného kuřete v troubě (10). Pošťák je tu znovu, vlaječka nahoře, zvonek zvoní…

Čísly v textu jsem označil následující nešvary, které nás při práci s e‑mailem připravují o čas:

  1. Pokud e‑mail zapnete hned jako první aplikaci po ránu a do večera jej nevypnete, můžete krásně sledovat, jak k vám co chvíli dorazí pošťák a nasype vám do Inboxu novou dávku pošty. Většina lidí nevěří, že mohou sami rozhodnout o tom, že jim má být nová pošta doručována jen 3x denně. Jak se to dělá? Jednoduše zapnete e‑mail, vyřídíte zprávy a zase jej vypnete. Pokud budete e‑mailového klienta zapínat a vypínat jako všechny ostatní programy a nastavíte si pro práci s ním časové bloky, budete během těchto bloků bez výčitek plně koncentrováni na vyřizování e‑mailů. Dobré je si nastavit 2 bloky s vázaným koncem: před obědem (hlad nebo kolegové vás od e‑mailu odtrhnou); před odchodem domů (tam vás většinou donutí partner/ka či jiné soukromé povinnosti); a jeden blok flexibilní během dne. Já třetí blok zařazuji po obědě.
  2. Velké otevřené okno e‑mailu svádí, abychom do něho tu a tam nakoukli, třeba když nám zrovna nejde práce, kterou děláme. Proto je lepší nemít okno vůbec viditelné. Pokud e‑mail musíte mít otevřený, zkuste ho alespoň přepnout do offline režimu. Nebudete tak zbytečně odskakovat do schránky a budete se moci věnovat skutečně smysluplným věcem.
  3. Dobrovolně jsme si do života nechali namontovat několik zvonečků, které nás upozorňují na dodávku nové pošty. Říká se jim notifikace. Dorazí-li e‑mail, vyskočí notifikační okénko na počítači, zabručí telefon, kam e‑mail také dorazil, a ani iPad se svou notifikací dlouho neotálí. Někteří dostanou i dávku vibrací do zápěstí přes chytré hodinky. Opravdu potřebujete notifikace o příchozích e‑mailech, pokud vám jich každý den chodí enormní množství? Notifikace ruší vaši koncentraci, a proto vám trvá dlouho, než věci dokončíte.
  4. Notifikace vás vyrušují od toho, co aktuálně děláte. Podle prvních pár slov zobrazených v notifikačním okně začne váš mozek myslet na možný obsah e‑mailu a konstruovat, co v něm asi může být. Dříve nebo později se stane, že necháte aktuální práce a přeskočíte k e‑mailu. Tím téměř ztrácíte možnost původní práci dokončit a budete jí muset znovu věnovat čas, který jste do ní vložili doposud.
  5. A protože máte vnitřní výčitky, že jste se nechali svést z cesty produktivní práce, projdete obsahy e‑mailů jen letmo, ale nevykonáte žádnou související akci (odpověď, smazání, archivaci…). Tím jste do e‑mailu investovali čas, který mu ale budete muset věnovat znovu, abyste s ním mohli nějak naložit. To už by možná bylo lepší se projít nebo protáhnout. Pokud už čas do přečtení e‑mailu investujete, nebojte se žádanou akci provést. Jestli ji zvládnete do 2 minut, proveďte ji hned, když se jedná o náročnější úkol, přesuňte si mail třeba do složky „Nutná akce“. Za 2 minuty se dá naplánovat i schůzka s více účastníky.
  6. O úroveň výše se pohybují ti, kteří e‑mail označují zpět jako nepřečtený, což má představovat, že se e‑mailem budou muset znovu zabývat. Tím si jen sami dáváte důkaz o tom, že jste do čtení e‑mailu investovali čas zbytečně. Nejenže se nebudete orientovat v počtu skutečných nových zpráv, ale už jen samotná přítomnost e‑mailu v Inboxu znamená, že je nevyřízený. Vyřízené e‑maily ideálně přesouvejte mimo složku doručené pošty.
  7. Nebojte se zprávy mazat. Místo na disku či serveru nám při dnešních kapacitách už tolik nedochází, ale přehlednost skutečně důležitých zpráv zvýšíte tím, že je zbavíte balastu okolo. Nebojte se stisknout tlačítko Smazat hned po přečtení několika prvních řádků.
  8. Obzvláště lidé, kteří jsou analytičtí a mají rádi ve věcech pořádek, podlehnou složkovému přeorganizování. Mají složku na všechno, někteří dokonce třídí do složek i odeslanou poštu. Pak tráví zbytečný čas přemýšlením, jestli e‑mail od Milana ohledně grafického návrhu pozvánek na konferenci zařadit do složky „Milan“, „Grafické návrhy“ nebo „Konference“. V době, kdy e‑mailoví klienti umožňují už velmi dobře vyhledávat, je efektivnější udržovat počet složek na minimu a e‑maily třídit třeba podle potřebné akce.
  9. Pokud se na e‑maily vrháte hned potom, co přijdou, nemůžete zažít ten pocit, kdy za vás věc vyřídí jiný z adresátů nebo kdy e‑mail přestane být relevantní, aniž byste se mu museli věnovat. Budete pravděpodobně více ve stresu a impulzivní, protože si věci dostatečně nerozmyslíte a tím zbytečně vyvoláte další sérii zbytečné komunikace, které se budete muset účastnit. Nechte věci uzrát. Tím, že je věc nejnovější, ještě nemusí mít nejvyšší prioritu.
  10. Z drobného nakouknutí do e‑mailu se často stává past, která vás pohltí i na celé hodiny, kdy nevnímáte, co se děje okolo vás a jak vám utíká čas na smysluplnou práci.

Co si přenést ze světa papírového dopisu do naší práce s e-mailem?

Podle typu své práce si na příští tři dny v kalendáři rezervujte tři časové bloky, kdy budete s e‑maily pracovat. E‑mailového klienta zapínejte jen v těchto blocích a po jejich skončení ho opět (nekompromisně) vypněte. Nastavte si zobrazení zpráv v tzv. vláknech, kdy máte všechny související e‑maily sdružené dohromady a rychleji se tak zorientujete v delších konverzacích.
Vedle počítače si zaveďte papír, na který si uděláte čárku pokaždé, když e‑mail po přečtení znovu označíte jako nepřečtený. Počet čárek si každý den vynásobte cca 6 minutami, což je průměrná doba strávená nad jedním e‑mailem. Můžete si tak každý den vystavit vysvědčení, kolik času jste promarnili.

Dalších 11 návodů jak dělat běžné věci trochu jinak a získat tím jeden den zpět

Dnešní článek jsem si kompletně „vypůjčil“ ze svého e-booku Zkroťte svých 12 časožroutů a získejte zpět den pro sebe. Pokud tedy chcete další podobné tipy, stáhněte si zdarma tento e-book na mém webu a absolvujte dalších 11 kroků ke dni svobody navíc.